6. PROTOCOLLO, ARCHIVIO E DATI PERSONALI

6.1  protocollo e archivio

§ 1. Tutti gli Atti di Curia che hanno per loro natura effetto giuridico devono essere sottoscritti dall’Arcivescovo (can. 474) e dal Cancelliere, inseriti a cura di quest’ultimo nel Protocollo generale e depositati in originale presso l’Archivio della Cancelleria Arcivescovile, retto dalle disposizioni del Codice di diritto canonico in materia (cann. 486-490). 

§ 2. La Curia dispone di un unico Protocollo generale in entrata ed in uscita e di un unico Archivio di deposito, gestito nel rispetto delle normative concernenti la riservatezza e l’accesso ai documenti.

§ 3. Responsabile del Protocollo generale e dell’Archivio di deposito, nel quale verranno riversate tutte le pratiche una volta concluso il loro iter, è il Cancelliere Arcivescovile che, in accordo con il Vicario Generale e per il tramite della Segreteria Generale, regola questioni come l’archiviazione dei documenti, la loro consultazione da parte dei responsabili degli Uffici, il rilascio a terzi di copie, estratti, certificazioni,…

§ 4. Il conferimento dei documenti dall’Archivio di deposito all’Archivio storico deve essere effettuato seguendo le procedure emanate dal Cancelliere Arcivescovile sulla base delle indicazioni dell’Archivista diocesano e in accordo e sotto la responsabilità dell’Archivista stesso.

6.2  dati personali

§ 1. Il trattamento dei dati personali deve avvenire nel rispetto delle disposizioni canoniche e civili. Occorrerà in particolare fare riferimento al Decreto generale della Conferenza Episcopale Italiana Disposizioni per la tutela del diritto alla buona fama e alla riservatezza  (20 ottobre 1999) e alle disposizioni applicative, che regolano anche l’accesso ai documenti.

§ 2. Il Vicario Generale è “responsabile dei registri” (cf Decr. cit., art. 2, § 3) per tutti i dati personali, gli schedari e altri strumenti che contengono dati conservati e utilizzati nell’ambito della Curia. A lui compete di vigilare sulla corretta osservanza delle disposizioni canoniche e civili in materia e coordinare l’attività degli eventuali collaboratori.